الثقافة التنظيمية من المؤثرات الرئيسية على الموظفين في التغيير والتحول، ولذا في إدارة الجودة الشاملة فإن نشر الثقافة التنظيمية يفترض مواكبتها لاستحداث نظام أو تغييره من خلال رفع وعي وإدراك الموظفين بالخصائص الأساسية لهذا النظام ويشمل ذلك توضيح الإجراءات، والمؤشرات المطلوبة لقياس النظام، وآلية المتابعة، وأدوات التحفيز والعقاب بما يخص الامتثال للنظام.
الثقافة التنظيمية تبنى على مجموعة من القيم والافتراضات والمعتقدات المشتركة التي تحكم طريقة تصرّف الأفراد داخل المنظومة وتنعكس بشكل قوي على الموظفين فيما يخص سلوكياتهم وأدائهم الوظيفي وحتى في التزامهم بالزي والتعامل مع العملاء.
ومن عوامل التميز المؤسسي، تفرد الثقافة التنظيمية في المنظومة والابتكار فيها من خلال المبادئ التوجيهية والحدود الخاصة بسلوك أعضاء المنظمة، وبما يلبي احتياجات الموظف القديم والجديد في التعلم والتدريب ليكون عضوا منسجما وفعّالا مع الاهتمام بوضع المعايير التنظيمية وقواعد السلوك ورسم الحدود التي لا يمكن للموظفين تجاوزها.
في أي تغيير أو تحوّل يفرضه تشريع أو نظام جديد أو تحديث أو تفعيل نظام، فإن إدارة التغيير تتطلب الوعي الفكري من خلال الثقافة التنظيمية ومراحلها التي تستند على ما يلي:
1. تعزيز الوعي بأهمية التغيير، ويبدأ ذلك بالسؤال: لماذا نريد التغيير من خلال نشر المعرفة.
2. تهيئة الموظفين لقبول التغيير من خلال توضيح الإجراءات لتنفيذ هذا التغيير.
3. تبيان أهمية السلوك الفردي في إحداث التغيير من خلال المحفزات وتبيان العقوبات.
4. السلوك المؤسسي الداعم للتغيير وهو المظلة للسلوكيات الأساسية المذكورة في مراحل الثقافة التنظيمية.
بعد كل تشريع أو نظام فإن المرحلة التي تليه هي تفسير هذه الأنظمة من خلال لوائح تنفيذية وإجراءات تساعد على التطبيق حتى لا تكون حبرا على ورق أو تتعثر عملية تنفيذها، وتساعد الثقافة التنظيمية من جانب ما على توجيه سلوك الموظفين نحو تحقيق الأهداف من خلال نشر المعرفة ولكن لا يكفي ذلك بدون تحسين جودة المحتوى المعرفي لمعرفة كيفية التنفيذ والدعم المتوافر والرقابة والمحاسبة عند عدم الالتزام بذلك، ودراسة أسباب التعثر لمعالجتها.
ويعد ذلك من المحفز للموظف في التغيير فالإنسان عدو ما يجهله، والمقاومة للتغيير أحد أسبابها عدم فهم دوافع التغيير ووضوح الإجراءات، وحتى لا يفاجأ الموظف بعقوبات للقصور وهو يجهل القواعد الضمنية التي تساهم بشكل كبير في زيادة انضباط الموظفين، ولذا لن يحقق العقاب حينها دوره في التدريب والتحفيز للأداء الأفضل وستتحول العقوبة إلى وسيلة تأديبية قد تفهم أنها للانتقام وسيُساء فيها استغلال السلطة والتعسف الإداري.
ولتنجح الثقافة التنظيمية في المنظومات فيمكنهم ذلك من خلال ما يلي:
• التعريف بالمعتقدات التنظيمية من الأفكار المشتركة المتعلقة بما يخص طبيعة العمل، وبيئة العمل التنظيمية، وتوضيح الإجراءات (خطوات تنفيذ العمل) وكيفية المشاركة في صناعة القرار.
• تعزيز القيم التنظيمية والتي تساهم في تحديد السلوك المقبول والمرفوض، والصواب والخطأ.
• توضيح التوقعات التنظيمية وهي بمثابة التعاقد السيكولوجي غير المكتوب، فهي مجموعة من القواعد التي يتوقعها الفرد من المنظمة والعكس صحيح خلال فترة العمل داخل المنظمة منها التقدير والاحترام المتبادل، فمن الضروري خلق بيئة تنظيمية مناسبة لدعم الاحتياجات النفسية للموظفين.
• وضوح الأعراف التنظيمية من المعايير المفيدة والهامة التي يتوجب على الموظفين الالتزام بها داخل المنظمة.