الأتمتة هي إلغاء تدخل الإنسان إلغاءً كلياً أو جزئياً في تنفيذ مهمات صناعية أو إدارية أو علمية، وبسبب ازدياد التنافس في بيئة الأعمال بشكل ملحوظ بدأ تيار ما يصطلح عليه بالأتمتة في بيئة العمل بالظهور.
وبذلك ربطت كل العمليات الداخلية والخارجية للمؤسسات معا ضمن بيئة إلكترونية ذكية ومتجانسة، وتشتمل هذه العمليات على المحاسبة والإدارة المالية، والموارد البشرية، والمبيعات والتسويق، وإدارة القناة التوزيعية داخل المؤسسة، أما العمليات الخارجية فتشتمل على التجارة الإلكترونية وإدارة علاقات العملاء.
الجدير بالذكر، أن المؤسسات العاملة في القطاعات التنافسية هي التي بادرت باعتماد عمليات الأتمتة بشكل كبير مثل البنوك، وشركات الاتصالات، وشركات الطيران.
والشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة هي الأخرى بدأت بالاعتماد على الأتمتة في إدارة عملياتها، وبدأت تدرك فوائد الاعتماد على برمجيات الأتمتة مثل التقليل من الاعتماد على التعامل الورقي في المؤسسة، ولإنشاء التقارير الإدارية بوقت أسرع وكفاءة أعلى، وإصدار القرارات بسرعة أكبر، ولامتلاك القدرة على النفاذ إلى المعلومات بشكل دائم، فضلا عن تعزيز علاقة المؤسسة بالعملاء والموردين على السواء، والتقليل من فساد الأنظمة.
وبالرغم من إدراكها أنها تحتاج إلى التقليل في تكاليفها التشغيلية وزيادة كفاءة وإنتاجية بيئة العمل داخلها، إلا إن هنالك العديد من الأمور، التي تعترض نمو تطبيقات الأتمتة في مؤسساتنا أهمها أن المنظمات لا تعرف احتياجات العمل الفعلية عندما يتعلق الأمر بتقنية المعلومات، ولحسن الحظ يتسنى للمؤسسات الآن الحصول على المساعدة من خلال الأخصائيين المهرة لتحديد احتياجاتها.
وأيضا التأخر في الإقدام على اعتماد هذه الحلول نتيجة لاعتقادها أن حجمها ليس كبيرا بما فيه الكفاية، ولأنها ترى أن أسعار هذه الحلول مرتفعة للغاية، ولكن الآن تتوافر حلول الأتمتة للمؤسسات صغيرة الحجم والمتوسطة أكثر من أي وقت مضى.
أما فيما يتعلق بالاستثمار في هذه الحلول وتكلفتها، فأدركت المؤسسات أن عوائدها تتحسن بشكل كبير لما لهذه البرمجيات المتقدمة من فوائد كبيرة على الأداء العام للمؤسسة، وهو الأمر الذي يزيد من ربحيتها ويحقق الجدوى الاقتصادية لاعتماد هذه الحلول في المقام الأول.
وبذلك ربطت كل العمليات الداخلية والخارجية للمؤسسات معا ضمن بيئة إلكترونية ذكية ومتجانسة، وتشتمل هذه العمليات على المحاسبة والإدارة المالية، والموارد البشرية، والمبيعات والتسويق، وإدارة القناة التوزيعية داخل المؤسسة، أما العمليات الخارجية فتشتمل على التجارة الإلكترونية وإدارة علاقات العملاء.
الجدير بالذكر، أن المؤسسات العاملة في القطاعات التنافسية هي التي بادرت باعتماد عمليات الأتمتة بشكل كبير مثل البنوك، وشركات الاتصالات، وشركات الطيران.
والشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة هي الأخرى بدأت بالاعتماد على الأتمتة في إدارة عملياتها، وبدأت تدرك فوائد الاعتماد على برمجيات الأتمتة مثل التقليل من الاعتماد على التعامل الورقي في المؤسسة، ولإنشاء التقارير الإدارية بوقت أسرع وكفاءة أعلى، وإصدار القرارات بسرعة أكبر، ولامتلاك القدرة على النفاذ إلى المعلومات بشكل دائم، فضلا عن تعزيز علاقة المؤسسة بالعملاء والموردين على السواء، والتقليل من فساد الأنظمة.
وبالرغم من إدراكها أنها تحتاج إلى التقليل في تكاليفها التشغيلية وزيادة كفاءة وإنتاجية بيئة العمل داخلها، إلا إن هنالك العديد من الأمور، التي تعترض نمو تطبيقات الأتمتة في مؤسساتنا أهمها أن المنظمات لا تعرف احتياجات العمل الفعلية عندما يتعلق الأمر بتقنية المعلومات، ولحسن الحظ يتسنى للمؤسسات الآن الحصول على المساعدة من خلال الأخصائيين المهرة لتحديد احتياجاتها.
وأيضا التأخر في الإقدام على اعتماد هذه الحلول نتيجة لاعتقادها أن حجمها ليس كبيرا بما فيه الكفاية، ولأنها ترى أن أسعار هذه الحلول مرتفعة للغاية، ولكن الآن تتوافر حلول الأتمتة للمؤسسات صغيرة الحجم والمتوسطة أكثر من أي وقت مضى.
أما فيما يتعلق بالاستثمار في هذه الحلول وتكلفتها، فأدركت المؤسسات أن عوائدها تتحسن بشكل كبير لما لهذه البرمجيات المتقدمة من فوائد كبيرة على الأداء العام للمؤسسة، وهو الأمر الذي يزيد من ربحيتها ويحقق الجدوى الاقتصادية لاعتماد هذه الحلول في المقام الأول.