«الفوترة الإلكترونية».. حلول تكنولوجية تيسر المعاملات المالية

اتجه العديد من دول العالم خلال السنوات الماضية لتطبيق نظام «الفوترة الإلكترونية» بشكل كامل، فيما اتجهت أخرى لتطبيقه بشكل جزئي حتى الآن؛ لما له من العديد من الفوائد على الاقتصادات، ما يُعد استثمارا للتقدم التكنولوجي في مواجهة التحديات، حيث سيتيح وجود نظام محاسبي إلكتروني جيد لدافعي الضرائب إصدار فواتير إلكترونية بشكل مباشر، وتمكن معظم برامج الفوترة الإلكترونية بنقرة زر من إصدار وطباعة فواتير خالية من الأخطاء ومؤكدة للحقوق كافة.
المكاتب الخلفية
قال الخبير التقني بإحدى الشركات العالمية المتخصصة في الحلول التكنولوجية «براشانت جانتي»، إن المملكة لم تكن بعيدة عن هذا التطور؛ فبعد أن نجحت باقتدار في تسخير التقنية ومنتجاتها لعبور أزمة تفشي وباء كورونا، وحققت إنجازات غير مسبوقة في هذا الصدد، دخلت المرحلة الأولى من لائحة الفوترة الإلكترونية حيز التنفيذ في المملكة اعتبارًا من الرابع من ديسمبر الماضي، وبموجب هذا النظام ستصدر الشركات فواتير ضريبية إلكترونية مصدَّقة ومقدمة إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك «زاتكا» في صيغة موحدة مقروءة بالطريقة الاعتيادية، ولن يتم إرسال الفواتير إلى المشترين إلا بعد ذلك، وبما أن هذه اللوائح والقوانين تتعلق بالفواتير الضريبية، فإن أي مستوى من عدم الامتثال لها سيؤدي إلى عقوبات، مؤكدًا أنه على غرار الطريقة التي سخّرت فيها الأعمال عبر المملكة الرقمنة للتغلب على التحديات الناجمة عن أزمة «كوفيد-19»، فإن هناك إمكانية أن يحسن هذا الانتقال، الذي تفرضه اللوائح التنظيمية، أداء عمليات المكاتب الخلفية «الموظفون الإداريون الذين لا يواجهون الجمهور».
حلول ملائمةوقال إن أنظمة المحاسبة الإلكترونية، تُعدُّ طريقة ملائمة لتسجيل المعلومات المالية وتخزينها وتحليلها، وهذا يعني أن جميع المعاملات ستسجل في خادم أو قاعدة بيانات عبر الإنترنت، تمامًا مثل موقع الويب، ولكن لفتح أو إنشاء حسابات سيستخدم اسم تسجيل الدخول وكلمة المرور، موضحا أن فوائد أنظمة المحاسبة الإلكترونية متعددة وتتضمن الدقة والموثوقية والسرعة والأمن والفعالية وقلة التكلفة.
وأشار مدير الحلول التكنولوجية إلى أنه بموجب المرحلة الأولى لتطبيق منظومة الفوترة الإلكترونية، يتعيّن على الشركات إصدار وتحرير وحفظ الفواتير الإلكترونية في صيغ إلكترونية منظمة بالاستعانة بحلول فوترة إلكترونية ملائمة، ما يستثني الفواتير المكتوبة بخط اليد والفواتير التي يتم إصدارها من خلال برنامج محرر نصوص أو برنامج غير متوافق، مؤكدًا أنه بموجب المرحلة الثانية، التي تبدأ في الأول من يناير المقبل 2023، سيتم ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من أجل المراقبة المستمرة للمعاملات المالية، وفي إطار هذه المرحلة يجب على دافعي الضرائب تصديق فواتيرهم من قِبَل الهيئة قبل إرسالها إلى المشترين.
تصدٍّ للأعمال الاحتياليةوذكر براشانت جانتي أنه بحسب توجيهات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يُمنع تغيير الفواتير والإشعارات المرتبطة بها، أو التلاعب بالطوابع الزمنية، إذ تضع أنظمة المحاسبة الإلكترونية حدًّا لمثل هذه الأعمال الاحتيالية عبر منع المستخدمين من تغيير أو حذف معاملات أو العبث بطوابعها الزمنية، مستطردًا: وعلاوة على ذلك، يتم التثبت من صحة الفواتير الإلكترونية خلال عملية الإصدار لتحديد الانتهاكات، والبيانات غير الصحيحة، والحقول الإلزامية المفقودة لحماية أصحاب الأعمال التجارية من أي متاعب مستقبلية، وفي حالة وجود أخطاء في فاتورة إلكترونية ما يمكن للمستخدمين إصدار إشعارات دائنة أو مدينة بالقيم الصحيحة لتعديل الخطأ.
أرشفة المعلوماتوأضاف إنه يتم بعدئذ تحويل الفواتير والإشعارات المرتبطة بها تلقائيًا من برنامج المحاسبة إلى نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للتصديق عليها، ويتم التصديق على المعاملات وإعداد الفواتير الإلكترونية في غضون ثوانٍ معدودة، ويُطلب من الأعمال الاحتفاظ بسجلات عن جميع معاملاتهم لمدة 5 سنوات، متابعًا: ومن خلال استخدام البرنامج المناسب، يصبح بمقدورهم أرشفة تلك المعاملات وتصديرها خلال فترة الاحتفاظ وما بعدها.
وقال إنه يُستحسن أن تستثمر الأعمال التجارية بتطبيق محاسبة سحابي قوي متوافق حسب التصميم، لا يلبي احتياجات الامتثال الحالية فحسب؛ بل يكون أيضًا موجهًا نحو المستقبل لمواكبة القوانين المتغيّرة.
اتجاه عالميوأوضح أن الغالبية العظمى من دول أمريكا اللاتينية فرضت استخدام الفوترة الإلكترونية كنظام للرقابة المالية؛ إذ يعتبر نموذج الفوترة الإلكترونية في هذه المنطقة الأكثر تقدمًا في مجاله، وساهم بشكل ملحوظ في تقليص التهرب الضريبي، وطرحت سنغافورة سلسلة من المبادرات من بينها التعويض المالي للشركات، التي تتبنى الفوترة الإلكترونية، بينما اتبعت أستراليا ونيوزيلاند سياسات خاصة لتسريع اعتماد الفوترة الإلكترونية على نطاق واسع، مشيرًا إلى أنه رغم أن السوق الأوروبية مجزأة، فإن التقدم المطرد في تطبيق الفوترة الإلكترونية يعمل على تحويلها إلى سوق موحدة فعَّالة بالكامل.
تتبع المعاملاتوذكر الخبير التقني المتخصص في زوهو كورب، أنه عبر تسخير التكنولوجيا والبيانات الموحدة من الفواتير، يمكن لحكومة المملكة الاستفادة من عمليات إدارية ومالية مبسطة، إلى جانب تتبع المعاملات فيما بين الشركات B2B وبين الشركات والمستهلكين B2C وبين الشركات والحكومة B2G في الوقت الفعلي، وباستخدام المعلومات المعمقة المكتسبة من التقارير الدقيقة وسجلات التدقيق الموثوقة، يمكن للحكومة بأقل مجهود اجتثاث المعاملات الاحتيالية، واستطرد: ومع ذلك، فالحكومة ليست المستفيد الوحيد هنا، إذ يمكن للأعمال أيضًا حصد عدد لا بأس به من الفوائد، حيث تسهم الفواتير الإلكترونية في توفير الوقت وتكاليف المعالجة المتعلقة بإعداد الفواتير بصيغة PDF، والطباعة وأجرة البريد، كما من شأن الانتقال إلى برامج متوافقة مع الضريبة ودمج بيانات الأعمال مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك «زاتكا» أن يتيح سداد الدفعات بوتيرة أسرع وفي ذات الوقت توفير قدر أكبر من التحكم بالعمليات ذات الصلة.
مستويات الشفافيةواختتم جانتي بالقول إنه يمكن للحجم الهائل من اللوائح والقوانين، التي تم طرحها حديثا أن تمثل تحديًّا للشركات، سواء الجديدة منها أو القائمة، ومع ذلك فإن فهم القواعد العامة للفوترة الإلكترونية ليس بالأمر الصعب، مؤكدًا أن العديد من البلدان يعمل على فرص الفوترة الإلكترونية بنية سد الثغرات في نظم المحاسبة الضريبية في المقام الأول، وبالإضافة إلى ذلك، فإنها تساعد الشركات في بناء ثقة وولاء العملاء، وزيادة مستويات الشفافية في المدفوعات مقارنة بالأساليب التقليدية.