تشكل المعلومات ركنا اساسيا من مقومات البحث العلمي، الذي يستهدف التطوير والتحديث والارتقاء بالبرامج والمناهج والنظم وتنمية الموارد البشرية، وحيث ان المؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني تضطلع بدور رئيس في تهيئة القوى العاملة الفنية والمهنية لاحتياج سوق العمل، فقد استدعى ذلك انشاء مركز للمعلومات التقنية يحفظ ويوثق ويوفر المعلومات الدقيقة والحديثة ويقدم خدمات متطورة في هذا المجال الى الباحثين والمهتمين وصناع القرار واعضاء هيئة التدريس واللجان المختلفة، التي تكلف بانجاز العمل، وكذلك طلاب الدراسات العليا والهيئات المحلية الحكومية الاهلية والهيئات الدولية وغيرها من الافراد والجهات، التي تحتاج الى المعلومات الدقيقة والمحدثة والموثقة والمتكاملة في مجال التعليم التقني والفني والتدريب المهني والمجالات ذات الصلة بها حيث ان هناك كما هائلا من المعلومات بانواعها المختلفة (احصائيات، كتيبات، نشرات، تقارير، وثائق، اوراق، عمل، دراسات، ابحاث علمية) وغيرها من اوعية المعلومات المرتبطة بصورة مباشرة اوغير مباشرة ببرامج التعليم التقني والفني والتدريب المهني، وهي موجودة لكن في اماكن متعددة قد يجد من يطلبها بعض الصعوبة في الوصول اليها لذا رأت المؤسسة ان يتم جمع هذه المعلومات ووضعها في مكان واحد ويتم تصنيفها وفهرستها في قاعدة بيانات ويدفع آلية دقيقة لتنميتها اولا باول وكذلك آليات لتقديم الخدمات المرجعية للمستفيدين.
اهداف المركز
يهدف المركز الى تقديم خدمات معلوماتية متطورة من خلال حفظ وتنظيم وتوفير الاوعية المعلوماتية، العلمية والتقنية والادارية في مجال التعليم التقني والفني والتدريب المهني مثل:
ـ توفير الكتب والمراجع العلمية ذات الصلة ببرامج التعليم الفني والتدريب المهني.
ـ توفير البحوث والدراسات واوراق العمل ذات الصلة ببرامج التعليم الفني والتدريب المهني.
ـ توفير وترتيب الوثائق الادارية لتسهيل استعادتها والاستفادة منها.
ـ تقديم خدمة الاطلاع على الدوريات التقنية المتخصصة الالكترونية.
ـ اتاحة الاتصال بمراكز وقواعد المعلومات المحلية والدولية اتاحة وتوفير الوسائل السمع بصرية في مجال العلوم والتقنية.
ـ تقديم خدمات الاعارة والاحاطة الجارية للمستفيدين.
ـ تقديم الخدمة المرجعية التقليدية والالكترونية لمحتويات المركز حضوريا او عبر وسائل الاتصال المختلفة.
الهيكل التنظيمي
وحدة تنظيم المعلومات: تتولى تصنيف وفهرسة اوعية المعلومات داخل المركز ومكتبات الفروع التعليمية للمؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني على الانظمة الآلية المستخدمة.
وحدة خدمات المعلومات: تتولى تقديم الخدمات المعلوماتية للمستفيدين والمتمثلة في الخدمة المرجعية وخدمات الاعارة وخدمات الاحاطة الجارية وغيرها.
وحدة الانظمة الآلية: تتولى ادارة عملية تشغيل النظم الآلية بالمركز ومكتبات الوحدات التعليمية وتقديم الدعم الفني والتنسيق في ذلك مع مركز الحاسب الالي.
وحدة الوثائق: تتولى جمع وحفظ الوثائق الادارية وكذلك المعلومات الاحصائية المرتبطة بانشطة المؤسسة وتقديمها لطالبيها من صناع القرار والمستفيدين.
وحدة تقنيات التعليم والتدريب: تتولى توفيرالوسائل السمع بصرية والمعينات التدريبية اتاحتها لاستخدامها في الوحدات التعليمية التدريبية.
نشاطات المركز
فيما يلي وصف مختصر عن نشاطات المركز:
التصنيف: تصنيف وجمع الاوعية المعلوماتية من كتب ومراجع ودوريات وبحوث واوراق عمل ولوائح وتعاميم ويعتمد في ذلك تصنيف ديوي العشري.
الفهرسة: فهرسة وتكشيف محتويات الدوريات من المقالات والكتب والرسائل الجامعية والبحوث واوراق العمل التي تقدم للندوات والمؤتمرات وما ينشر من اللوائح والانظمة.
خدمات المعلومات: يقدم المركز جميع انواع خدمات المعلومات للمستفيدين من الجهات الحكومية والمؤسسات المحلية والاقليمية والدولية في الداخل والخارج والافراد.
الخدمات المرجعية: يوجد بالمركز عدد من الوحدات الالكترونية للخدمة المرجعية الالكترونية في قاعدة بيانات المركز، وعدد من قواعد المعلومات والاقراص المدمجة، لتقديم خدمة مرجعية سريعة، كما يستقبل المركز العديد من طلبات الخدمة المرجعية المباشرة او غير المباشرة من خلال الهاتف او الفاكس اوالبريد الالكتروني او البريد التقليدي.
الخدمات السمعية والبصرية: تقوم المؤسسة بانتاج عدد من البرامج التعليمية على اقراص مدمجة كما يرد الى المركز عدد من الاشرطة المرئية والصوتية، لذلك خصص بالمركز وحدة لخدمة الوسائل السمعية والبصرية، لوضعها في قاعدة معلومات موحدة تتاح لمنسوبي المؤسسة من خلال شبكة المؤسسة.
المطبوعات: يصدر المركز المطبوعات التالية:
1ـ دليل مركز المعلومات التقنية: اصدار دليل في نهاية كل عام يحتوي على جميع اوعية المعلومات التابعة للمؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني.
2ـ دليل الدوريات التقنية: سيصدر المركز باذن الله في نهاية كل عام دليل بالدوريات العلمية والتقنية.
3ـ نشرة المستلخصات: يصدر الركز في نهاية كل فصل دراسي نشرة مستلخصات لاوراق العمل والدراسات والبحوث التي تنشر في المجلات العلمية والمؤتمرات المتخصصة.
المجموعات المكتبية
اـ تتسع قاعدة بيانات النظام الآلي لـ 30000 عنوان ويتوقع ان تصل الى 50000 قريبا باذن الله، وهي تغطي مختلف التخصصات العلمية والتقنية المرتبطة بالبرامج التعليمية والتدريبية التي تنفذها المؤسسة.
ب ـ الدوريات: يتيح المركز خدمة الاطلاع على عدد من الدوريات الورقية والالكترونية، وجاري الاشتراك بصفة مستمرة بالدوريات الورقية والالكترونية المناسبة.
ج ـ الدوريات الالكترونية: يوفر المركز خدمة الاتصال بعدد من قواعد المعلومات.
الوثائق العلمية
يتولى المركز جمع وتصنيف وفهرسة جميع البحوث والدراسات واوراق العمل التي ترتبط بالتعليم الفني والتدريب المهني واتاحتهما للمهتمين من الباحثين واعضاء هيئة التدريس.
الوثائق الادارية
تمثل الوثائق الادارية جميع الاوامر والقرارات والتعليمات والتعاميم السامية وقرارات وتعاميم مجلس الشورى والمجالس الاخرى ومحاضر اجتماع مجلس الادارة وقرارات معالي المحافظ واللوائح والانظمة والادلة التنظيمية والاتفاقيات والسياسات والخطط والبرامج والاجراءات والاحصائيات والتقارير المهمة وكذلك المواصفات والمخططات المعمارية والتعاميم الادارية.
هذا وقد تم تصنيف الوثائق الادارية وفق جهة الاصدار وتم تكشيفها وادخالها في نظام آلي يسهل عملية الفهرسة والبحث وعملية الاسترجاع داخل شبكة المؤسسة.
الخدمة المرجعية عن بعد
ا ـ النظم الآلية: تم تجهيز المركز بنظام الافق الآلي للمكتبات وكذلك نظام لحفظ وفهرسة الوثائق الادارية حيث يتم ادخال البيانات عن الاوعية المعلوماتية من خلال شبكة المؤسسة ويتم ربط المركز آليا بمكتبات فروع المؤسسة التعليمية ومراكز المعلومات في الداخل والخارج.
مواقع خدمات النظام الآلي
المبنى الرئيسي للمؤسسة، مركز الحاسب الآلي، مركز المعلومات التقنية، الكلية التقنية بالرياض، كلية الاتصالات بالرياض، ادارة التعليم الفني بمنطقة الرياض، الكلية التقنية بجدة، الكلية التقنية بالدمام، الكلية التقنية بمكة، الكلية التقنية بالمدينة المنورة، الكلية التقنية بابها، الكلية التقنية ببريدة، الكلية التقنية بحائل، الكلية التقنية بالاحساء.
ب ـ الارتباط الالكتروني بالمراكز: يرتبط المركز بشبكة المؤسسة وبالشبكة العالمية وبعدد من مراكز المعلومات في الداخل مثل: مركز معلومات ووثائق معهد الادارة العامة. مركز معلومات مدينة الملك عبدالعزيز للعلوم والتقنية، مركز معلومات ووثائق معهد الادارة العامة، مركز معلومات مدينة الملك عبدالعزيز للعلوم والتقنية، مكتبة جامعة الملك سعود، مكتبة جامعة الملك فهد للبترول، مكتبة جامعة الملك عبدالعزيز، موقع جامعة الخليج العربي. وسوف يتوسع المركز بإذن الله في الارتباط بمختلف مراكز المعلومات المتخصصة وذات الصلة ببرامج التعليم الفني والتدريب المهني المحلية العالمية مستقبلا مثل: مركز معلومات مكتبة الكونجرس، مركز معلومات المكتبة البريطانية، مركز معلومات مكتبات التعليم العالي البريطاني، مركز معلومات المكتبات الكندية، فهارس مكتبات من مختلف انحاء العالم.
نماذج العمل
سجل الزوار، طلب عضوية، نموذج طلب خدمة مرجعية، طلب تصوير، طلب استخدام خلوية انترنت، غلاف فاكس، نموذج طلب استعارة كتب من مكتبة، سند استعادة كتب الى مكتبة، سند استلام مجموعات مكتبية، نموذج تصنيف وعاء مكتبي، نموذج طلب تأمين مجموعة مكتبية، سند اتلاف كتب، استمارة تكشيف دوريات، نموذج اقتراحات المستفيدين، طلب تسعيرة.
