أشار مدير عام التشغيل والصيانة بالهيئة الملكية بالجبيل سلطان الخريصي إلى أن تكاليف الصيانة السنوية لمختلف العقود انخفضت بنسبة تصل الى 25% بالهيئة الملكية بالجبيل، واستطاعت الهيئة الملكية بالجبيل تطبيق وممارسة نموذج تشغيلي لإدارة الاصول وتطبيقه على صيانة وتشغيل المباني لأكثر من 500 منشأة، ونتج عنه رفع كفاءة الانفاق وارتفاع في الجودة والانتاجية، بالإضافة إلى تحسين موثوقية الأنظمة المهمة في المباني كأنظمة التهوية والتبريد والكهرباء وانظمة مكافحة الحريق والعزل المائي، وكذلك تحول منهج إدارة الاصول الهندسية في التشغيل والصيانة وتبني مبادئ الصيانة الانتاجية الشاملة والتقنيين.
وقال الخريصي في حواره لـــ «اليــوم»، ان نتائج تطبيق نموذج تشغيلي لإدارة الاصول في صيانة المباني والفوائد المتحققة يهدف الى تخفيض تكاليف الصيانة، وتحسين الاداء التشغيلي، ورضا المستخدمين اضافة الى تحسن في قدرات الموظفين. وفيما يلي نص الحوار
- ماذا عن التكامل واعتماد الهيئة الملكية في مجال التشغيل والصيانة في مدينة الجبيل الصناعية؟
تعتمد الهيئة الملكية في الجبيل إطاراً متكاملاً في التشغيل والصيانة والنظافة للمرافق، وكذلك البنية التحتية في المدينة من حيث تكامل الاجراءات الإدارية والفنية للصيانة، ومن خلال خمس إدارات رئيسة في الإدارة العامة للتشغيل والصيانة يتم تقديم خدمات التشغيل والصيانة والنظافة في المدينة، كما أن الادارات هي المباني والطرق والتشجير والري والمرافق العامة وإدارة النظافة، وتعتمد الصيانة التعاقدية بنوعيها وهي عقود الاداء وسعر الوحدة (ساعات العمل)، وتعتبر الصيانة الوقائية حجر الاساس في جميع عقود التشغيل والصيانة في الهيئة الملكية، اضافةً الى برامج الصيانة الاخرى مثل التصحيحية، والاحلال والاستبدال بناءً على حالة المنشأة، وأهميتها هي إدارة المباني، والتي تقوم بصيانة وتشغيل المباني وانظمتها، وإدارة عقودها من خلال (11) عقد تشغيل وصيانة لأكثر من 500 منشأة تشمل الكليات والمعاهد، المدارس، الجوامع، المباني الإدارية، والوحدات السكنية، مراكز الترفيه.
- ما التحديات التي تواجهونها حاليا؟
للهيئة الملكية رؤية طموحة فيما يتعلق بالتشغيل والصيانة والنظافة لأصولها ومرافقها في المدينة وهي «تقديم خدمة عالمية المستوى في إدارة اصولها، وأن تكون مركزاً للتميز في إدارة الأصول الهندسية في المملكة وضمن الخمسة الأوائل في دول مجلس التعاون الخليجي». ولتحقيق رؤيتها قامت بتحليل ودراسة مبدئية للقدرات الحالية ومقارنتها بأفضل الممارسات في التشغيل والصيانة وادارة الاصول والمرافق وتطبيقاتها ابتداءً بالمباني، واتضح ان هناك فجوة بين المطبق وافضل الممارسات في ادارة الاصول والمرافق، إضافة الى عدد من التحديات التشغيلية تشكل عبئاً ويحتاج للمعالجة، ومن أهم التحديات التوسع والنمو المطرد للمباني والاصول ليصل الى الضعف بحلول عام 2031 وهذا يشكل تحدياً في القدرة على استيعاب ذلك الكم من المباني والأنظمة بنفس قدرات التشغيل والصيانة الحالية، اضف الى ذلك التكاليف الإضافية المتوقعة لصيانة وتشغيل تلك المرافق وتقادم عمر المباني وانظمتها الحالية في المدينة، اذ يصل بعضها الى اكثر من 30 عاما ويتطلب اعمالا رئيسة للاستبدال والتأهيل، تقدر بنسبة 9% سنوياً اضافية على التكاليف الحالية وتدني مستوى معظم مقاولي التشغيل والصيانة والنظافة بسبب عدم التخصص والمعرفة بالنماذج والتطبيقات العملية الحديثة في الصيانة مثل ادارة المرافق، ادارة الاصول، برامج التخطيط والجدولة، وتقنيات وبرامج الصيانة مثل الصيانة الوقائية او المبنية على الحالة او الاعتمادية وغيرها والذي يؤثر على فعالية عمليات الصيانة وموثوقية الأنظمة وتكرار الاعطال ورفع التكاليف.
مشيرا إلى أنه ثبت للهيئة الملكية اهمية التغيير لمواجهة تلك التحديات ولتحقيق رؤيتها واهدافها الاستراتيجية، وللتحول لنموذج اكثر استدامة، وقابلية للتطور والتحسين، يرفع كفاءة الاصول والأنظمة ويحافظ على سلامة المستخدمين ويحقق كفاءة الانفاق.
- هل هناك خطة تكاملية لصيانة الاصول؟
بالتحليل والمقارنة مع افضل الممارسات العالمية في مجال تشغيل وصيانة المرافق، تم التعرف على افضل النماذج والتطبيقات في مجال التشغيل والصيانة وادارة المرافق وادارة الاصول، والمتطلبات لتطوير القدرات في التشغيل والصيانة وبنائها داخل الهيئة الملكية، وتم اعداد مشروع للتحول، وأهم أهدافه:
الاستعانة باستشاري متخصص في ادارة الاصول والمرافق، لتحليل القدرات الحالية ومقارنتها مع اطار ونموذج لإدارة الاصول او المرافق لمعرفة الفجوة بين الوضع الراهن وافضل الممارسات في التشغيل والصيانة التي تضمن مواجهة التحديات والتغلب عليها وتحديد العمليات التي تحتاج تغييرا او تطويرا وتحقق نتائج وفوائد على الاداء خلال المدى القريب والمتوسط والبعيد وتصميم نموذج موحد للتشغيل والصيانة بالهيئة الملكية لصيانة المباني يضمن الاستدامة والجودة وتوطين المعرفة ونقلها والتميز في صيانة الاصول وادارتها والبدء بالتطبيق وقياس اثر التغيير الذي يطرأ على مقاييس الاداء التشغيلية الرئيسة مثل: التكاليف والجودة والإنتاجية وبناء القدرات والمعرفة والمهارة للموظفين وتدريبهم على النموذج وتطبيقاته بما يضمن الاستدامة والتطوير المستمر.
- وحول إمكانية التنفيذ، ما هي مدى الإمكانية في تنفيذ مشروع إدارة للأصول؟
تم تحديد نطاق العمل والمتطلبات والمخرجات لمشروع التحول الى إدارة متكاملة للأصول واستخدام اجراءات قياسية تضمن المرجعية والتنظيم والاستدامة، وحُددت استراتيجية التنفيذ على ثلاث مراحل: التحليل والدراسة ويشمل ذلك توثيق بيانات اداء الوضع الراهن، وتحليل الفجوة بين الممارسات الحالية وافضل الممارسات عالمياً، وتحديد مواطن الضعف والعمليات التي يمكن تغييرها او تطويرها وتحقق نتائج وفوائد على المنظور القريب والمتوسط والبعيد، واستغرق ذلك 3 اشهر وتطوير نموذج تشغيلي لإدارة الاصول لتجربته على نطاق محدود ولقياس النتائج واثرها على أداء التشغيل والصيانة والعمليات اليومية، واستغرق ذلك 3 أشهر أخرى وتطوير النموذج التشغيلي بعد القياس والمواءمة لتعميمه على المتبقي من العقود لتشمل جميع المباني، واستغرق ذلك 12 شهراً.
وحول القياس في التطبيق قال الخريصي حُددت «5» مؤشرات أداء أساسية لقياس النتيجة والاثر على المدى القريب منها الإنتاجية: انتاجية العمالة في العقد بإنهاء طلبات الصيانة والإصلاح، وكذلك الجودة: وهي جودة تنفيذ اعمال الصيانة والإصلاح، بالإضافة إلى الزمن: وذلك لإنجاز طلبات العمل وموثوقية او لأنظمة متوسط الزمن بين الاعطال للأنظمة الحرجة في المباني وتكاليف الصيانة السنوية. مشيرا إلى انه تم تطبيق النموذج التجريبي لإدارة الاصول وتم على نطاق «150» منشأة ويقتصر على عقد واحد للصيانة في المدينة، واشتمل على تنفيذ وانشاء عدد من العمليات والاجراءات التي ثبت انها تحتاج تطويرا ومنها اعادة هيكلة وتقييس اجراءات التخطيط والجدولة، واستحداث آليات متابعة الاداء، وادخال انظمة لتسجيل بيانات أداء الأصول والمرافق وتعقبها، وأنظمة لتحليل المشاكل والاعطال ومعالجتها جذرياً، وأنظمة للتوريد والتخزين، واخيراً أنظمة وإجراءات لإدارة اولويات التنفيذ وتصنيفها بناءً على عدة معايير. - هل هناك تغيير وأثر التطبيق على أداء الموظف؟
كان من المهم قياس اثر التطبيق على أداء الموظفين من حيث الاستجابة للتغيير، ومدى المعرفة بمحتوى إدارة الاصول وتطبيقاتها وفهم اهميتها للهيئة الملكية، وكذلك سرعة فهم الاجراءات لتطبيقها، ورضا الموظف وقناعته بما يتم تطبيقه من اجراءات، خصوصاً ان هناك تغييرا في اسلوب وطريقة الاداء عن السابق، لضمان الاستدامة والتطوير المستمر للنموذج المطور. واثناء المرحلة الاولى للتحليل وتوثيق الوضع الراهن تم طرح استبانات وأسئلة لقياس اداء اثر التغيير على اداء الموظف قبل التطبيق وبعده وكانت النتيجة ارتفاعا في استجابة وفهم الموظفين لإدارة الاصول وأهميتها، وهو مؤشر إيجابي على الاستجابة للتغيير والتغير في الثقافة وايضاً المهارات المختلفة المطلوبة لهذا النوع من التغيير الاداري والفني، والاستعداد لتطبيق اجراءات وممارسات النموذج التجريبي وتطويره، الأمر الذي يؤدي الى نجاح تطبيق النموذج واستدامته والاستفادة من نتائجه.
- هل توجد هناك استدامة وتطوير مستمر في هذا المجال؟ قال بعد نجاح النموذج التجريبي، تم تطوير واعداد نموذج تشغيلي متكامل لإدارة الأصول لإدارة المباني في الهيئة الملكية وتطبيقه على المتبقي من المباني، وقياس النتائج بالطريقة نفسها، والتحديث والمواءمة والإضافة عند الحاجة اثناء التطبيق، كانت النتيجة إطارا متكاملا لإدارة الأصول ودليلا تشغيليا هو المرجع للإدارة من حيث الاجراءات وأدلة العمل والسياسات ومؤشرات الأداء. ادى التطبيق الكامل لنموذج ادارة الاصول في نطاق صيانة المباني الى انخفاض في تكاليف الصيانة السنوية لمختلف العقود بنسبة تصل الى 25% اضافة الى تحسين في العمليات والمقاييس الرئيسة الاخرى وهي الإنتاجية والجودة والزمن وموثوقية الأنظمة، ولضمان الاستدامة والتطوير المستمر، تم اعتماد إجراء الفحص والمتابعة الذي يضمن ترابط العمليات بحسب نموذج إدارة الاصول، واشراك الإدارة العليا،والمتوسطة والتنفيذية في العمليات وتدقيقها بصفة دورية.
مؤكدا في حديثه ان الإجراءات والعمليات الرئيسة لنموذج ادارة الاصول تضمن الاستدامة والتحسين المستمر منها ادارة الاداء والمتابعة الميدانية لمقاييس الاداء التشغيلية اليومية على مستوى عقود الصيانة وانظمة الفحص والمتابعة والتدقيق للتأكد من تطبيقات الاستدامة والتحسين المستمر والتطابق مع النموذج التشغيلي وتطبيق وممارسة انظمة حل المشاكل والتحسين المستمر وان تكون في ثقافة فرق العمل وضمن العمليات التشغيلية.
