وجهت إمارة الشرقية مؤخرا عبر تعميم لجميع الجمعيات والمؤسسات الخيرية والجمعيات التعاونية في المنطقة الشرقية مبنى على تعميم وزارة الداخلية في اعتماد آليات منح التراخيص لإقامة المؤتمرات والندوات والمنتديات والملتقيات بإشراف اللجنة الاشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.
وأوضح التعميم - الذي حصلت "اليوم" على نسخة منه - ان الطلب يخضع لدراسة البرنامج تلك الفعالية للحصول على التراخيص اللازمة والمقدمة عبر البوابة الالكترونية للبرنامج والمشتملة على كافة المستندات المطلوبة.
وأن تتم الكتابة لوكالة وزارة الداخلية لشؤون المناطق بعد انتهاء البرنامج من دراسة الطلب مشتمله على كافة المعلومات المطلوبة كأسماء المتحدثين والمحاور أو المواضيع التي سوف تناقش في الفعالية حسب النماذج المقرة قبل شهرين على الاقل من موعد اقامة الفعالية. في حين تقوم وكالة الوزارة لشؤون المناطق بإفادة البرنامج بمرئيات الوزارة حيال الطلب والاسماء خلال مدة لا تتجاوز شهرا من تاريخ وروده مع تزويد إمارة المنطقة - التي ستقام بها الفعالية - بصورة من ذلك الاجراء. وكذلك صورة للجهات الأمنية ذات العلاقة، ويتولى البرنامج تبليغ المنظم بذلك والجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة بموضوع الفعالية.
وفيما يتعلق بطلبات إقامة المعارض والاجتماعات أهاب التعميم باستقبال الطلبات ودراستها وفقا للضوابط والاجراءات التي تعتمدها اللجنة الاشرافية للبرنامج. ويتم إصدار التراخيص من قبل البرنامج، ويتم إشعار وزارة الداخلية عن اقامة الفعالية قبل موعدها بمدة لا تقل عن شهر بموجب البيانات المحددة. في حين ألزم التعميم بضوابط وإجراءات عامة على الجميع تتمثل في التوقيع على تعهد يتضمن مراعاة الانظمة المعمول بها في المملكة، وفي حالة الإعلان أو النشر للمطبوعات الالتزام بإظهار رقم ترخيص الفعالية الصادر من البرنامج.
وفي حال رصدت إمارة المنطقة - التي تقام فيها الفعالية - ملاحظات على فعالية مرخص لها تقوم بالكتابة للبرنامج بملاحظاتها ليتم اتخاذ اللازم حيال الجهة المنظمة للفعالية.
وأشارت الى عقد اجتماع تنسيقي دوري بين المسؤولين في وزارة الداخلية والبرنامج الوطني متى ما دعت الحاجة لذلك لمراجعة ما تم الاتفاق عليه وتطويره على ان تشارك الوزارة في مراجعة الضوابط والشروط المنظمة لجميع الفعاليات والمؤتمرات والاجتماعات والملتقيات قبل ان يتم اعتمادها من خلال اللجنة الاشرفية للبرنامج. كما طالبت بأن يقوم المنظم في الاشتراك بالربط الآلى لنظام شموس بعد ان تضاف اليه فئة منظمي المعارض والمؤتمرات ومن لم يلتزم بذلك يتم الاعتذار له عن أي طلب لإقامة الفعالية.
كما يقوم البرنامج بوضع لائحة للعقوبات على المنظمين المخالفين خلال مدة لا تتجاوز ثلاثة أشهر ورفعه للجنة الاشرافية للبرنامج لاعتمادها واستكمال الاجراءات النظامية لإقرارها والعمل بموجبها ويقوم البرنامج بإصدار التراخيص المتعلقة بالفعاليات. وتشمل جميع المعارض التجارية والتعريفية والاستهلاكية والخيرية وتدشين المنتجات ومهرجانات التسوق والمؤتمرات والمنتديات والندوات والمحاضرات والملتقيات والاجتماعات وورش العمل التي ينظمها الافراد أو المؤسسات الخاصة، وكذلك الدورات وورش العمل التدريبية التي تقام داخل الفنادق.
