تبعاً لتطور التقنية فـي كافة مجالات الحياة، فإن مجال الأعمال المكتبية واكب هذا التطور بشكل كبير بحيث دخلت التقنيات الحديثة فـي كافة مجالات الأعمال المكتبية، فعلى سبيل المثال تطورت التقنية المستخدمة فـي أجهزة الفاكس بحيث يمكن اعتبار جهاز الفاكس مركز اتصالات بعد أن كان دوره محصوراً فـي عملية الإرسال والاستقبال كما أن آلات التصوير قد تطورت بشكل كبير بحيث يمكن اعتبار آلات التصوير الحديثة مراكز طباعة متكاملة بعد أن كان دورها محصوراً في تصوير المستندات فقط. وهذا التطور شمل كافة جوانب الأعمال المكتبية كتطبيقات الحاسب الآلي المستخدمة فـي أعمال المكاتب والتجهيزات المصاحبة لها كالطابعات والوسائط السمعية والبصرية، والتقنيات المكتبية المستخدمة لا تزال تتطور بشكل سريع وما هو حديث اليوم سيكون تقنية قديمة فـي المستقبل القريب وبالتالي فإن عملية التعلم مستمرة وهذا هو الدور المطلوب الذي يجب أن يقوم به كل من يتعامل مع هذه التقنية بحيث يواكب تطور التقنية تطورا مماثلا فـي المهارات والمعارف لدى الشخص الذي يعمل فـي نفس المجال.
ويحقق استخدام التقنيات المكتبية الحديثة المزايا التالية: 1. السرعة فـي إنجاز الأعمال وتوفير الوقت.
2. الدقة والإتقان فـي تنفيذ الأعمال.
3. المرونة.
4. العمل بصورة متواصلة.
5. تحقيق قدر من الوفورات الاقتصادية.
6. تحسين أساليب الاتصالات بين الوحدات الإدارية داخل المنظمة الإدارية وخارجها.
7. المحافظة على أمن وسرية المعلومات.
وعندما تقرر المنشأة إدخال تقنية من التقنيات المكتبية أو تحديث الموجود منها فإن الخطوات التالية تساعد على اتخاذ القرار المناسب:
1. دراسة وتحديد نوعية وحجم الاستخدام الفعلي لهذه التقنية مع تحديد المهام المطلوب تنفيذها من خلال هذه التقنية بكل دقة.
2. إجراء مسح للسوق لمعرفة المتوافر من تلك التقنية.
3. معرفة خصائص ومميزات كل ماركة موجودة بالسوق من هذه التقنية ووضع جدول مقارنة من الناحية الفنية بينها.
4. استبعاد الأنواع التي لا تؤدي المهام المطلوبة من جدول المقارنة.
5. إضافة التكاليف التشغيلية (الصيانة والمستهلكات) لكل منها إلى جدول المقارنة حيث ترتفع التكلفة التشغيلية لبعض الأنواع بينما تكاليفها الرأسمالية منخفضة والعكس.
6. توضيح نوعية الضمان المقدم من الشركة الصانعة ومدته والأعطال التي يغطيها.
7. تقييم خدمات ما بعد البيع التي يقدمها وكيل الشركة الصانعة.
8. عند الاختيار يجب الحذر من اختيار الأنواع التي تؤدي خدمات لا نحتاج إليها لمجرد الإعجاب بها.
9. التأكد من اختيار الطاقة الإنتاجية المناسبة لاحتياج المنظمة حيث إن السعر وتكاليف التشغيل مرتبطة غالباً بالطاقة الإنتاجية والخدمات الإضافية التي يقدمها المنتج (التقنية)، وبالتالي فإن المبالغة فـي زيادة الطاقة الإنتاجية أو الخدمات الإضافية تعني أن هناك طاقة غير مستغلة وهذا هدر لموارد المنشأة ويقابل ذلك إذا تم اختيار طاقة أقل من المطلوب فإن ذلك يعني تشغيل تلك التقنية بأكبر من طاقتها وبالتالي يقل عمرها الافتراضي.
10. عدم إغفال تقييم خدمات ما بعد البيع عند المفاضلة.
وهناك العديد من الدراسات أكدت أن استخدام تلك التقنيات المكتبية الحديثة فـي بعض الإدارات والأقسام أدى إلى رفع مستوى الإنتاجية وتحسين الأداء وتوفير الوقت، حيث حققت تلك الوسائط وفراً فـي عدد الموظفين يقدر بحوالي أربعة أخماس العدد الحالي، وهذا يدل على قدرة الآلات والمعدات الحديثة على توفير عدد كبير من القوى العاملة.
ولما لتلك التقنية من مزايا، فإن هناك كثيراً من التساؤلات تطرح حول معوقات استخدام تلك التقنية الحديثة فـي العمل الإداري فـي المنظمات. فأتمنى من المؤسسات التعليمية ومراكز البحوث أن تأخذ على عاتقها التعرف على أهم معوقات استخدام التقنيات المكتبية في المنظمات وبشكل خاص في الأجهزة الحكومية لكي تقوم بدورها بشكل جيد في خدمة المستفيدين.
[email protected] 
