تستعد وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي الشريف بمنطقة المدينة المنورة بكافة منسوبيها والتي تمثل احد القطاعات الحكومية في المدينة المنورة لتقديم خدماتها للمعتمرين والحجاج والزوار في ضوء التوجيهات الكريمة من خادم الحرمين الشريفين وسمو ولي عهده الأمين حفظهما الله. والتي تقتضي بذل كافة الجهود في تقديم أكمل الرعاية وأفضل الخدمات لضيوف بيت الله الحرام وزوارمسجد رسوله صلى الله عليه وسلم حتى يؤدوا مناسكهم وعباداتهم في راحة واطمئنان، وفي موسم الحج يتضاعف الجهد وتزداد المسؤولية وتؤدي كل ادارة فيها عملها حسب الخطط التي توضع قبل الموسم ولعل من أبرز ما في خطتها لموسم حج عام 1426هـ.. زيادة عدد العاملين من الموظفين المؤقتين والمؤقتات الى جانب الموظفين الرسميين العاملين بالمسجد النبوي ليصبح العدد 1900 يتولون أعمال التوجيه والارشاد والمراقبة وحراسة الأبواب وفتح ممرات للمصلين داخل المسجد النبوي وساحاته، ومضاعفة القوى العاملة للقيام بالأعمال المناطة بهم على مدار الساعة لإظهار المسجد النبوي بالمظهر اللائق فالعمالة الدائمة 2180 عاملا يساندهم خلال موسم الحج عمالة موسمية تقدر بـ824 عاملا ليصبح مجموع العمالة 3004 عمال، ترتيب الفرش في جميع المواقع داخل المسجد النبوي والسطح والساحات الشمالية والشرقية والغربية والجنوبية الغربية والجنوبية الشرقية، وتزويد جميع أجزاء الحرم والسطح بعدد 7000 ترمس من ماء زمزم المبرد وثلاثة وعشرين خزانا من الماء المبرد موزعة في بعض المواقع بالساحات.
وتضمنت الخطة التي تقوم بها الادارات الترتيب لطائفة من العلماء والمدرسين لإلقاء الدروس اليومية وارشاد الزوار الى أداء عباداتهم بالطرق الشرعية السليمة وفق هدي المصطفى صلى الله عليه وسلم والاجابة عن أسئلتهم واستفساراتهم وذلك في أماكن متفرقة من الحرم وفي أوقات ثابتة معلومة. كما أن مكتبة المسجد النبوي تقوم باستقبال روادها وتسهيل وصول الكتب اليهم واحضار ما يطلبونه وتوزع كتيبات مجانا تشتمل على الأدعية الشرعية وآداب الزيارة ومثل ذلك في المكتبة النسائية في قسم النساء الشرقي وتقوم المكتبة الصوتية بتكثيف الجهد فيها لتوزيع الأشرطة الصوتية التي تسجل عليها الخطب والدروس التي تلقى في المسجد النبوي ويتابع قسم المصاحف تنظيمها وترتيبها ووضعها أمام المصلين وتوفير ما يحتاجه المسجد النبوي من المصاحف المطبوعة في مجمع الملك فهد لطباعة المصحف الشريف بالمدينة المنورة ويتولى مراقبون خاصون الاشراف على حسن أداء معلمي الزيارة لمن شاء من الزوار السلام على الرسول صلى الله عليه وسلم وأبي بكر وعمر رضي الله عنهما ومدى التزام كل فرد منهم بالأنظمة والتعليمات، كما تعمل المراقبات في التوجيه والارشاد أعمالا كثيرة منها متابعة دخول المصليات الى الروضة في الفترة الصباحية وفي فترة ما بعد صلاة الظهر ويكون دخولهن ضمن مسارات خاصة بالدخول ومسارات خاصة بالعودة الى مصلاهن بقسم النساء بعد صلاتهن بالروضة الشريفة ومنهن جامعيات مؤهلات لأعمال النساء ولديهن القدرة على تقديم المساعدات المطلوبة للزائرات وتشغيل وصيانة الأجهزة والمعدات ومرافق الخدمات بالمسجد النبوي الشريف التي تزيد خلال الموسم، ومتابعة تنفيذ برامج التشغيل والإطفاء للإنارة الداخلية والخارجية بالمسجد النبوي الشريف وساحاته ومواقف السيارات، ووضع برامج تشغيل القباب والمظلات ومتابعة تشغيلها حسب الظروف الجوية، ومتابعة تنفيذ برنامج تشغيل السلالم الكهربائية بالحرم ودورات المياه، وتشغيل أجهزة التهوية والتكييف تبعا لحالة الجو داخل الحرم والتأكد من مناسبتها لجموع المصلين، والتأكد المباشر من كفاءة تشغيل مراوح الشفط والتهوية بالدورات، والاشراف على صيانة الأعمال المدنية للرخام والأحجار الصناعية للأرضيات والحوائط والأسقف وفواصل التمدد بالحرم ودورات المياه، والاعداد فنيا لحلقات الدروس بالمسجد النبوي يوميا، وأعمال التشغيل والصيانة على مدار الساعة والرفع عن أي قصور قد يحدث، كما تقوم الوكالة بزيادة الكمية التي توفرها من مياه زمزم يوميا لتصبح 200 طن لليوم الواحد يتم نقلها عن طريق الوايتات بمعدل 20 سيارة يوميا، وتوجيه الحجاج من الرجال والنساء الى المواقع المخصصة لكل منهم داخل المسجد النبوي وساحاته وارشاد التائهين ومساعدة كبار السن ونقلهم بواسطة العربات من خارج الساحات الى المسجد النبوي ومنع الباعة المتجولين والتسول في الساحات وفتح الممرات المؤدية الى أبواب المسجد النبوي وأبواب السلالم الكهربائية التي تنقل المصلين الى السطح وكذلك فتح الممرات داخل المسجد النبوي الشريف وتم تقسيم ساحات المسجد النبوي الشريف الى خمسة مربعات رئيسية.
كما خصص مراقبون لتنظيم الدخول من باب السلام للسلام على رسول الله صلى الله عليه وسلم وصاحبيه رضي الله عنهما ومن متطلبات هذا العمل اقامة ستارة تنظم الدخول من باب السلام قبل صلاتي الفجر والظهر وتوجيه الزوار وارشادهم للدخول بهدوء.
ويتولى العاملون في قسم الأمن والسلامة مراقبة مرافق الخدمات والساحات المحيطة بها والتأكد من وجود الحراس على المداخل وقيامهم بالمهام الموكلة لهم ومن وجود مشغلي السلالم الكهربائية والفنيين ومتابعة مواعيد تشغيلها واطفائها الكهربائية.
كما تتم متابعة نظافة المسجد النبوي بجميع نواحيه فتغسل ممراته بالماء والصابون ثلاث مرات يوميا وينظف سجاده ويرتب ويبدل ما يتبلل منه لغسله والتأكد من نظافته. ويهيء فرش المسجد النبوي ومرافقه للزوار والمصلين ويفرش المسجد القديم والتوسعات ويجهز سطح التوسعات بالفرش اللازم له للزيادة المطردة في أعداد الحجاج.
وتتم متابعة فتح أبواب المسجد النبوي والسلالم الكهربائية المؤدية الى السطح وتكثيف عدد البوابين والمراقبين في أوقات زيادة الزوار ووضع ترتيب يمنع التزاحم على الأبواب بتوجيه الزائرين الى الأبواب الأقل ازدحاما وينضم الى مسؤولي الأبواب في كل ليلة أحد مدراء الادارات الميدانية العاملة بالحرم من الساعة الواحدة ليلا حتى طلوع الشمس وانتهاء الترتيب لدخول النساء للروضة في الفترة الصباحية. كما تلبي رغبات طالبي العربات الخاصة بالعجزة وتوافر أعداد كبيرة منها كما تتولى ابلاغ ادارة جمعية الهلال الأحمر السعودي عن طريق العمليات فيها عن المرضى المحتاجين لنقلهم الى المستشفى بسيارات الاسعاف التابعة للجمعية.
كما تقرر ترتيب العلاقات العامة لاستقبال الضيوف الرسميين من ملوك ورؤساء الدول ورؤساء الحكومات ووفود الحج الرسميين وضيوف خادم الحرمين الشريفين من حجاج بيت الله الحرام لزيارة المسجد النبوي واطلاعهم على توسعة خادم الحرمين الشريفين الملك فهد بن عبدالعزيز يرحمه الله والمراحل التي مرت بها، وما تقدمه الوكالة لراحة الزوار والمصلين بالمسجد النبوي، وتقديم التسهيلات اللازمة لمواقع الخدمات مثل: المركز الصحي، وفرع الهلال الأحمر السعودي، وكبائن ارشاد التائهين وتزويدها بما يمكن من الأمور الخدمية، ومراقبة ومتابعة جميع الأعمال السابقة من ادارة مستقلة للتأكد من انجاز الأعمال والوقوف على مواطن القصور التي تخل بأداء الواجبات الوظيفية أو التراخي في انجاز الأعمال ومن ثم العمل على تصحيح الخلل وتقويم الأداء بالتنسيق مع الجهات المختصة لتحقيق الأهداف المنشودة على الوجه المطلوب واعداد تقارير دورية عن نشاط الادارات الميدانية العاملة بالمسجد النبوي وانجازاتها والتوصيات المتعلقة بتطوير العمل.
ومن المشروعات والأعمال الجديدة التي نفذتها وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي استمرار تأمين السجاد المخطط للمحافظة على استقامة الصفوف بالمسجد النبوي وفرشه في جميع أنحائه والتركيز على الفرش ذي الأربعة صفوف لاستيعاب اكبر عدد من الحجاج، وتأمين فرش خاص من البلاستيك لفرشه في الممرات داخل المسجد النبوي تساعد على عدم الصلاة في الممرات لئلا تغلق الطرق المؤدية الى داخل المسجد النبوي، تأمين فرش خاص بالساحات من المانع للإنزلاق عند هطول الأمطار ويمتد فرشها من أبواب السور الى أبواب المسجد النبوي لجميع الجهات وتوجيه جميع العاملين بالساحات لتوجيه المصلين للسير عليه أثناء المطر، وتركيب أسوار جديدة من الحجر الصناعي للفصل بين الرجال والنساء وتنظيمهم بساحات المسجد وروعي في اختياره جمال المنظر والتناسق مع ألوان المسجد النبوي المحيطة، وتخصيص موقع للبكم بسطح المسجد النبوي لترجمة خطب الجمعة وتزويده بالأجهزة التي تنبههم على فهم الخطب مع تكييف الموقع، وتخصيص كراسي لكبار السن بجميع دورات المياه للرجال والنساء، وزيادة أعداد جديدة من دواليب الأحذية المنفذة من الألمنيوم داخل المسجد النبوي، وتزويد العاملين بالأجهزة والسيارات والمعدات التي تساهم في انجاز الأعمال بالشكل المطلوب، وفتح أربعة مكاتب للتوعية وارشاد الزائرين في مداخل ساحات الحرم من جميع جهاته الأربع وتزويدها بالكتيبات والنشرات وتوزيعها مجانا، وطباعة 400.000 نسخة باللغات العربية والانجليزية والأردية لإرشاد وتوجيه الزائرين لآداب الزيارة الصحيحة وتعريفهم بصفة الحج والعمرة والأحكام الشرعية، واذاعة الدروس العلمية المسجلة عن الحج وأحكامه بغير اللغة العربية، وتخصيص مكاتب داخل المسجد النبوي للإفتاء يستقبل المستفتين ويجيب عبر الهاتف عن الأسئلة سواء من الأقسام الرجالية أو النسائية، وتنظيم صلاة النساء في الروضة وتوعية وارشاد الزائرات قبل وأثناء الزيارة، سماع الدروس العلمية عن طريق الحاسب الآلي بالمكتبة الصوتية، تجربة تنظيم الدخول للسلام على الرسول صلى الله عليه وسلم وصاحبيه في أوقات الذروة بوضع مسار من القماش امام باب السلام ينظم سير الداخلين مع الباب، تخصيص مصاعد لذوي الاحتياجات الخاصة، تخصيص مكتب داخل القسم النسائي لجمع المفقودات وتسليمها لصاحباتها عند المراجعة، بالاضافة الى استمرار دراسة الملاحظات الطارئة ومعالجتها في الحال لعدم حدوثها في الموسم الذي يليه كما يتم رصد جميع الأمور التي يمكن أن تساهم في خدمة ضيوف الرحمن وما يمكن اجراؤه في السنوات الآتية من مشروعات جديدة تخدم زائري المسجد النبوي الشريف.
