السكرتارية تعرف بأنها الجهاز الذي يقوم بكافة الأعباء المكتبية والإدارية والفنية لجميع الإدارات والأقسام والمديرين في كافة المنظمات والموسسات باختلاف انواعها. ويتضح أن الدور المهم الذي تقوم به السكرتارية في المؤسسات فهي التي تمد كافة الأقسام والإدارات بالمعلومات التي تساعد في إنجاز العمل وتزود المديرين والمسئولين بالمعلومات التي تساعدهم على اتخاذ القرار، كما أن السكرتير يقوم بتجميع كافة البيانات والمعلومات من المصادر المختلفة ويبوبها ويصنفها في صورة تسهل الاستفادة منها والرجوع إليها في المستقبل ولكن هناك بعض الاحراجات والصعوبات تواجه السكرتير في الغالب فتضعه في حرج مع مسئولية.
مرتكزات اساسية
وليد الصياح مدير مكتب محافظ القطيف يقول "لا شك أن مهام مدير المكتب أو السكرتير في أي جهاز ليست بالأمر الهين وهي من أهم المرتكزات الأساسية والتي ترسم الصورة الأساسية عن الجهاز ، ويجب أن يتمتع مدير المكتب أو السكرتير بصفات تتعلق بعمله وشخصيته من خلال مهارته الشخصية و ان يكون ممن يجيدون التعامل مع المراجعين كونه أول من يقابل الجمهور سواءً من مسئولين أو مراجعين أو زوار وهي اللحظة التي تترك الانطباع الأول لدى المراجع كما أن مدير المكتب أو السكرتير يعتبر حلقة وصل بين المراجعين وكافة الإدارات والجهات الأخرى ذات العلاقة.
وبين الصياح أن هناك مهام كثيرة تناط بمدير المكتب أو السكرتير أهمها الاستقبال وعمل الاتصالات الهاتفية والكتابية وتنظيم المواعيد والتحضير للاجتماعات وإعداد التقارير والقيام ببعض الأعمال في دائرة اختصاصه لهدف سرعة إنجاز المعاملات وقضاء حاجة المراجع، أما المعوقات التي تقابل مدير المكتب أو السكرتير كثيرة فمنها المحرج في رغبة المراجعين بلقاء المسئول بينما تكون معاملته في جهة إدارية أخرى ظناً منه أن المسئول هو الملجأ الوحيد لحل كل المعوقات بينما الحقيقة أن جميع المعاملات تخضع لإجراءات نظامية معينة واضحة وشفافة لكن جهل المراجع يضعه في حيرة ، أما المواقف المحزنة فهي تلك التي أشعر فيها بصدق حاجة المراجع ولكن ظروف المعاملة الإدارية تكون غير مكتملة أو تحتاج إلى متطلبات أخرى تشق على المراجع .
عراقيل يمكن تجاوزها
أما مدير مكتب مدير عام تعليم البنات بالمنطقة الشرقية خالد بن علي الشمري أوضح بقوله لا توجد صعوبات بالمعنى الحقيقي من الناحية العملية على السكرتير أو مدير المكتب إنما توجد هناك بعض العراقيل التي يتسبب في حدوثها بعض المراجعين بقصد أو بغير قصد ، فالمراجع عند زيارته للإدارة تجده يجهل الكثير من اللوائح والأنظمة ويأتي مشحوناً بسبب كثرة الشائعات التي قد سمعها ، وبدلاً من حضوره ليرى حقيقة ما يهمه من أمر تجده يجادل فيما يجهله.
وأشار الشمري الى أن الأمور تزيد سواءً بداية كل موسم فبعض المراجعين أصبحوا لا يثقون بأي موظف على الإطلاق وأصبح عندهم تصور أنهم لا يحققون شيئاً إلا بمقابلة المدير العام مما يوقعنا في حرج كبير جراء عدم تفهمهم ضرورة مراجعة القسم المختص قبل مقابلة المدير العام ، وهنا تبدأ مشكلة أخرى تتمثل في ظن المراجع أننا نحاول إخراجه دون فائدة بينما لو عمل بما نوجهه إليه لأراح واستراح . ويرى عبدالله بن محمد البنعلي ان الذي عمل في هذا المجال لاكثر من خمسة اعوام بانه اكتسب من خلال هذه الفترة خبرة في التعامل مع المراجعين .. ويقول" السكرتير لابد أن يتحلى بالأخلاق العالية ورحابة الصدر وبشاشة الوجه وحسن المظهر لأنه واجهة المسئول والإدارة، وحيث أنه يواجه أحياناً بعضا من المراجعين يأتي مشحوناً ببعض الشائعات ويجهل بعض اللوائح والأنظمة فلابد أن يسعى السكرتير جاهداً إلى إنهاء معاملة المراجع بمجرد دخوله للمكتب وتذليل العقبات أمام المراجعين .. وبالنسبة لنا كإدارة كليات البنات بالمنطقة الشرقية فموسمنا فترة التسجيل في كل عام دراسي ، والاختبارات ، والنتائج ، وبداية العام الدراسي ،نستعد له ونهيئ أنفسنا لاستقبال المراجعين حيث يتم وضع الخطط المناسبة لتسهيل إنهاء إجراءات المراجع ونحاول قدر المستطاع إنهاء الإجراءات هاتفياً ، وذلك حسب التوجيهات.
ارتباط عائلي
أما عبدالعزيز صالح سكرتير مدير عام لأحد الدوائر الخاصة فيقول عمل السكرتير ليس بالعمل الهين فارتباطه بالمكتب مثل ارتباطه بعائلته وهي مسؤولية كبيرة يتحملها السكرتير دائماً فهو الذي يقوم بترتيب معاملات مديره ويحرص على أن لا يضيع أي شيء من هذه المعاملات .. وطبعاً السكرتير ليس له نهاية دوام فهو يخرج بعد ما يخرج مديره في أي وقت كان.
فيما بين نادر عباس سكرتير مدير عام لأحد الدوائر الخاصة السكرتير الناجح هو من يعاون المدير في تسيير وتيسير مهام عمله التي يقوم بها وبدون السكرتير يصعب عمل المكتب بسهولة ويسر ويجد المدير نفسه محاصراً بكم هائل من المهام الصغيرة المزعجة التي تعيق أداء مهامه الأساسية وتؤثر على إنتاجيته وتحقيق أهدافه .
وأوضح نادر أن السكرتير الناجح الذي يكون ملموماً بجوانب العمل الذي يؤديه، ويكون على دارية كاملة بمهامه ومتطلبات عمله، كما لابد أن يتمتع بالعديد من المهارات في مجال عمله إلى جانب المؤهل الأكاديمي المتمثل في معرفة ممتازة باللغات التي تسهل مهام الاتصال بالآخرين مما يعزز انسيابية العمل دون تعقيد وتأخير ."
مهارات متنوعة
وأشار عماد يوسف العسوم سكرتير مساعد مدير عام ميناء الملك عبدالعزيز بالدمام بأن هناك مهارات للسكرتير كثيرة ولا حصر لها، وكلما كان ملماً بأكبر قدر منها كان السكرتير ناجحاً في عمله، ومن بينها على سبيل المثال المعرفة التامة بتشغيل الحاسب الآلي بمختلف متطلباته وبرامجه، ومعرفة تامة بطرق حفظ المستندات والوثائق واستردادها متى ما تطلب الأمر وفي وقت وجيز، هذا إضافة للمهارات في الرد على الاتصالات الهاتفية وإجرائها، وهناك مهارات سلوكية يجب أن يتحلى بها السكرتير وتتمثل في الثقافة العالية وحسن التصرف والذكاء واليقظة واللباقة في الحديث من حيث اختيار الألفاظ المناسبة لمخاطبة مراجعيه كون السكرتير واجهة مديره.
